Αν έχετε δουλέψει με κλασικό rent a car, η ροή που ξέρετε ξεκινά με χαρτιά: αντίγραφο διπλώματος, αντίγραφο ταυτότητας, στοιχεία επικοινωνίας, συμβόλαιο έτοιμο για υπογραφή στο γραφείο. Στο Sync αυτά τα βήματα γίνονται από την πλατφόρμα, πριν φτάσει η κράτηση σε εσάς. Σε αυτό το άρθρο εξηγούμε ποιος εκδίδει τι, τι ελέγχετε εσείς και τι δεν επιτρέπεται να ζητάτε από τον πελάτη.
Ο κανόνας
Δεν ζητάτε από τον πελάτη έγγραφα, αντίγραφα εγγράφων, στοιχεία επικοινωνίας ή υπογραφή σε συμβόλαιο πριν από την παράδοση του οχήματος. Ο μόνος έλεγχος που σας αναλογεί είναι η επίδειξη της άδειας οδήγησης τη στιγμή της παράδοσης, και τον κάνετε χωρίς να κρατάτε αντίγραφο.
Το συμφωνητικό το εκδίδει το Sync
Σε κάθε κράτηση εκδίδεται αυτόματα συμφωνητικό μίσθωσης (carsharing agreement) που δεσμεύει τρία μέρη: εσάς ως πάροχο, τον πελάτη και τη Sync Technologies AE. Ο πελάτης το αποδέχεται όταν ολοκληρώνει την κράτηση, και το έγγραφο αναφέρει και τα τρία μέρη της συναλλαγής. Μπορείτε να δείτε υπόδειγμα του συμφωνητικού εδώ.
Εσείς δεν εκδίδετε κανένα έγγραφο προς τον πελάτη και δεν υπάρχει υπογραφή να συλλέξετε κατά την παραλαβή. Ένα δεύτερο, δικό σας συμβόλαιο δεν προσθέτει κάλυψη, γιατί οι όροι της μίσθωσης έχουν ήδη συμφωνηθεί μέσα από την πλατφόρμα.
Τα παραστατικά τα εκδίδει επίσης το Sync
Την απόδειξη προς τον πελάτη την εκδίδουμε εμείς. Αν ο πελάτης είναι εταιρικός και χρειάζεται τιμολόγιο, επικοινωνεί μαζί μας και το εκδίδουμε στα στοιχεία που θα μας υποδείξει, χωρίς να εμπλέκεστε εσείς. Από την πλευρά σας, τα έσοδά σας τιμολογούνται προς το Sync αν έχετε επιχειρηματική δραστηριότητα, ή σας εκδίδουμε τίτλο κτήσης αν είστε ιδιώτης. Στη λογιστική σας εικόνα ο αντισυμβαλλόμενος είναι το Sync, όχι ο πελάτης, γι' αυτό δεν χρειάζεστε τα προσωπικά του στοιχεία για κανένα παραστατικό. Δείτε αναλυτικά πώς λειτουργεί η τιμολόγηση και η πληρωμή σας.
Η ταυτοποίηση γίνεται μέσα από την πλατφόρμα, υποχρεωτικά
Κάθε πελάτης περνάει υποχρεωτική ταυτοποίηση πριν ξεκινήσει το ταξίδι, με δίπλωμα, ταυτότητα ή passport. Επιβεβαιώνουμε ότι το πρόσωπο είναι αυτό που δηλώνει, ότι το έγγραφο είναι γνήσιο και ότι η ηλικία του επιτρέπει την κατηγορία του οχήματος που έκλεισε.
Αν ο πελάτης δεν ολοκληρώσει την ταυτοποίηση μέσα στην προθεσμία, ή αν απορριφθεί, η κράτηση ακυρώνεται αυτόματα, η κάρτα του δεν χρεώνεται και το όχημά σας επιστρέφει άμεσα σε διαθεσιμότητα. Καμία συνέπεια δεν βαραίνει εσάς. Καμία κράτηση δεν φτάνει σε παράδοση χωρίς ταυτοποιημένο πελάτη.
Τι δεν καλύπτει η ταυτοποίησή μας: ο πελάτης επιλέγει με ποιο έγγραφο θα ταυτοποιηθεί. Αν διάλεξε ταυτότητα ή διαβατήριο, εμείς δεν έχουμε δει την άδεια οδήγησής του. Σε αυτή την περίπτωση ο έλεγχος της άδειας είναι δική σας ευθύνη σε κάθε κράτηση, και γι' αυτό υπάρχει το επόμενο βήμα.
Αν χρειάζεται, ο έλεγχος της άδειας οδήγησης είναι δικός σας
Η άδεια οδήγησης πρέπει να ελεγχθεί πριν δώσετε πρόσβαση στο όχημα, σε κάθε κράτηση. Έχετε δύο τρόπους, και διαλέγετε αυτόν που σας εξυπηρετεί:
Δια ζώσης στην παράδοση. Ζητάτε από τον πελάτη να σας δείξει την άδειά του λίγο πριν του δώσετε τα κλειδιά.
Με φωτογραφία μέσα από τα μηνύματα του Sync. Ζητάτε την φωτογραφία στη συνομιλία της κράτησης, ιδίως αν κάνετε απομακρυσμένη παράδοση ή θέλετε να το έχετε τακτοποιήσει πριν συναντηθείτε. Ελέγξτε τα metadata του αρχείου για να βεβαιωθείτε ότι η λήψη είναι πρόσφατη.
Ό,τι από τα δύο επιλέξετε, ισχύουν τα ίδια:
Επιβεβαιώνετε ότι το όνομα και η ημερομηνία γέννησης ταιριάζουν με τα στοιχεία της κράτησης, ότι το πρόσωπο ταιριάζει με τη φωτογραφία της άδειας και ότι η άδεια είναι σε ισχύ, χωρίς αλλοιώσεις και χωρίς περιοριστικούς όρους.
Ο πελάτης έχει δικαίωμα να καλύψει τον αριθμό της άδειας και τη διεύθυνσή του για λόγους ιδιωτικότητας. Αυτά τα στοιχεία δεν σας χρειάζονται.
Δέχεστε Διεθνές Δίπλωμα Οδήγησης όταν συνοδεύεται από έγκυρη άδεια της χώρας διαμονής του πελάτη.
Αν ο πελάτης εμφανιστεί χωρίς έγκυρη άδεια, ή στείλει άλλο πρόσωπο να παραλάβει το όχημα, δεν παραδίδετε τα κλειδιά και επικοινωνείτε αμέσως με την Εξυπηρέτηση Πελατών για να δηλωθεί μη εμφάνιση πελάτη.
Ελέγχετε και παραδίδετε. Δεν κρατάτε αντίγραφο της άδειας μετά τον έλεγχο.
Δείτε τη πλήρη διαδικασία στο άρθρο Κάνοντας check-in με έναν πελάτη.
Τι δεν ζητάτε από τον πελάτη
Φωτογραφία ή αντίγραφο διπλώματος, ταυτότητας ή passport πριν από την ημέρα της παράδοσης.
Email, τηλέφωνο ή οποιοδήποτε άλλο στοιχείο επικοινωνίας εκτός της πλατφόρμας.
Υπογραφή σε δικό σας συμβόλαιο, μισθωτήριο ή έντυπο παραλαβής.
Αριθμό πτήσης, στοιχεία εισιτηρίου ή κράτηση καταλύματος. Αυτά μας τα δίνει εμάς, αν θέλει (έχουμε ειδική φόρμα για αριθμό πτήσης) και επικοινωνούμε σε εσάς τα στοιχεία της πτήσης τους
ΑΦΜ ή στοιχεία τιμολόγησης.
Εγγύηση, προκαταβολή ή οποιαδήποτε πληρωμή εκτός Sync. Οι πληρωμές εκτός πλατφόρμας ακυρώνουν το πρόγραμμα προστασίας της κράτησης.
Δεν θέτετε επίσης την παράδοση ή την εξυπηρέτηση ως προϋπόθεση σε τέτοια αιτήματα.
Επικοινωνία και συντονισμός
Η συνομιλία της κράτησης είναι το κανάλι σας με τον πελάτη και υπάρχει για να τη χρησιμοποιείτε. Όσο η επικοινωνία γίνεται εκεί, υπάρχει καταγραφή, και μπορούμε να σας στηρίξουμε αν προκύψει διαφωνία, ζημιά, κλήση ή αίτημα χρέωσης. Εκτός πλατφόρμας δεν έχουμε τι να επιδείξουμε για λογαριασμό σας.
Κλήσεις, ζημιές και χρεώσεις μετά την κράτηση
Τα στοιχεία που θα κρατούσατε «για σιγουριά» δεν είναι αυτά που λύνουν ένα πρόβλημα μετά το ταξίδι. Οι διαδικασίες περνούν από την πλατφόρμα:
Κλήσεις της τροχαίας: ανοίγετε την κράτηση, πατάτε «Χρέωση Πρόσθετων» και μετά «Κλήσεις από τροχαία». Δείτε μεταφορά ευθύνης για κλήση. Ο πελάτης δεσμεύεται να παραδώσει την άδεια οδήγησής του σε όποια αρχή του ζητηθεί για ό,τι συνέβη στη διάρκεια της κράτησής του.
Ζημιές: καλύπτονται από το πρόγραμμα προστασίας που έχετε επιλέξει, με αίτημα αποζημίωσης και αποδεικτικά.
Καύσιμα, καθαριότητα, υπέρβαση χιλιομέτρων, στάθμευση: ανακτώνται με αίτημα χρέωσης μετά το ταξίδι.
Γιατί έχει σημασία για εσάς
Ο πελάτης έφτασε σε εσάς επειδή του υποσχεθήκαμε ταχύτητα και μηδέν χαρτούρα. Έχει πληρώσει, έχει ταυτοποιηθεί, και ένα μήνυμα που ζητά τα ίδια χαρτιά που θα ζητούσε ένα γραφείο στο αεροδρόμιο ακυρώνει αυτή την υπόσχεση, λίγο πριν το ταξίδι του. Τα αιτήματα αυτού του τύπου φέρνουν ερωτήσεις στην υποστήριξη, καθυστερούν την παράδοση και επηρεάζουν την αξιολόγησή σας.
Ο πελάτης μπορεί να αναφέρει πάροχο που θέτει δικές του προϋποθέσεις, και κάθε τέτοια προϋπόθεση είναι άκυρη.
Αν κάτι σας προβληματίζει
Αν μια συγκεκριμένη κράτηση σας δημιουργεί ανησυχία, επικοινωνήστε με την Εξυπηρέτηση Πελατών πριν την παράδοση και θα το δούμε μαζί. Έχουμε πρόσβαση στο ιστορικό του πελάτη και στα στοιχεία της ταυτοποίησής του, και μπορούμε να παρέμβουμε. Μην επιβάλλετε εσείς όρους στον πελάτη.